作者朱滔：广东省人才开发与管理研究会劳动关系专委会副主任、广州市劳动人事争议仲裁委员会仲裁员、广东广信君达律师事务所律师
疫情在创新用工模式的同时，也给用人单位带来了新的挑战。在“云办公”成为不可逆转的趋势下，如何有效管理在家办公员工已然成为每个力争发展企业的头等大事之一。本文从在家办公管理制度制定的角度出发，提供操作建议，供各大企业参考。
一个原则：只改变办公形式的，用人单位享有自主用工权利；涉及员工切身利益的，需经过民主程序。
《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定，并公示或者告知劳动者。
一般而言，考勤方式、绩效考核评定、福利待遇发放、奖惩认定等内容均属于直接涉及劳动者切身利益的变化，依法应当履行民主制定和公示告知程序。
具体制定的步骤如下图所示：
特殊时期，民主制定和公示告知程序可采取灵活多样方式处理。在此，我们建议用人单位可综合采取OA系统、钉钉、电子邮件、微信、短信、线上培训等多种方式向员工征集意见、公示告知并注意留存和固定民主制定和告知程序中的证据。
当然，如果用人单位只是调整办公方式为在家办公，并未实质性改变直接涉及劳动者切身利益事项的，则属于用人单位自主用工范畴，可在向劳动者告知释明后实施。
三个制度：合理设计考勤制度、绩效考核制度和线上工作响应制度
在家办公使得工作时间和非工作时间的界限变得模糊，工作成果评价难度加大。为确保员工在家办公工作效率，合理设计在家办公期间的考勤制度、绩效考核制度和线上工作响应制度尤为重要。
关于考勤制度。如果用人单位此前采取线下打卡、按指纹、人脸识别等方式进行考勤，那么在家办公期间则需要调整为线上考勤。常见的线上考勤方式包括：钉钉打卡、OA系统打卡、微信群打卡等。除固定时间打卡外，用人单位也可以在工作期间采取随机考勤抽查的方式。但无论用人单位选择哪一种方式，都需要留存相关证据。
关于绩效考核制度。如果用人单位此前通过纸质化考核方式，那么在家办公期间则需要调整为电子化考核。常见的电子化考核方式包括：设置每周/每日工作任务，要求员工在钉钉系统、OA系统、微信群等平台记录每日工作内容，每周/每月工作复盘等。用人单位在设置工作任务和明确考核标准时，需要遵守合法合理原则，并将考核标准、考核结果及时向员工公示。
关于线上工作响应制度。由于在家办公期间，劳动者无法到现场开展工作，因此用人单位有必要建立线上工作响应制度。如确定每周/每日的开会时间、工作消息响应时间等。用人单位在设计线上工作相应制度时，可结合考勤制度和奖惩制度处理，如规定在合理期限内未回复工作消息或参与远程会议的，视为缺勤处理。
五个问题：在家办公的五个常见问题
（一） 安排员工在家办公，需要和员工协商吗？
需要。单位应当与员工就在家办公协商一致，取得员工的理解。否则，存在《劳动合同法》第三十八条规定的用人单位未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的风险。
（二） 要求员工定位打卡，是否侵犯员工隐私权？
有可能。个人定位信息往往包含了个人习惯及个人生活隐私等诸如此类事项。《最高人民法院、最高人民检察院关于办理侵犯公民个人信息刑事案件适用法律若干问题的解释》第一条明确规定，“行踪轨迹”属于“公民个人信息”， 员工的精确定位信息属于隐私权范围。
但是出于特殊的目的收集该等信息未必必然会构成侵权，可采用以下方式获得豁免，例如：由劳动者书面确认并同意使用定位系统进行考勤；同时保证非工作时间不对劳动者进行定位；妥善保管相关信息，严防信息数据泄露等。如果员工不愿提供定位，也可以明示拒绝企业的相关要求，并与企业协商通过其他方式进行管理。
（三） 福利补贴应如何发放？
建议用人单位与劳动者就在家办公期间的福利补贴问题进行协商确认，并留存相应证据。对于外出享有的福利补贴，如交通补贴、住宿补贴等，则建议公司根据实际情况发放。
（四） 在家办公的员工受伤，能否认定为工伤？
需要视具体情况来定，且在家办公的工伤认定对于员工的举证要求较高。根据《工伤保险条例》第十四条，工伤认定主要集中在上下班途中的交通事故及工作过程发生的伤害，以及职业病，基本要求工作时间、工作场所、工作原因三个要素。因疫情影响，企业要求员工在家办公，则家可视为“工作场所”或“因工外出期间”，在此期间受到人身伤害符合工作时间、工作场所，但具体受伤原因是否是与工作相关，关键在于职工所遭受的身体伤害与履职之间是否存在必然联系、有无因果关系。比如，员工可能需要证明在受伤时正在工作（如：受伤时电脑中停留的工作编辑页面）。在已有案例中，有员工因上班期间上厕所摔倒受伤被认定为工伤，但此伤害若发生在家中办公，可能就需要员工承担更高的举证责任，证明所受伤害与履职存在因果关系。
（五） 在家办公的员工，可以兼职吗？
如果员工与企业之间的劳动合同中对于兼职没有进行约定，员工可以在不影响本职工作的情况下，进行兼职。但需要注意的是，《劳动合同法》第三十九条第二款第四项规定“劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位工作任务造成影响，或经用人单位指出，拒不改正的，用人单位可以随时解除劳动合同”。
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